Datenschutz­erklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenbearbeitung ist die Henosis Ventures GmbH, Lindenstrasse 8, 6340 Baar, Schweiz (nachfolgend «Firmbase»). Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter hello@firmbase.ch.

2. Erhobene Daten

Wir erheben und bearbeiten folgende Personendaten:

• Registrierungs- und Kontodaten (Name, E-Mail-Adresse, Passwort in nicht umkehrbar verschlüsselter Form; bei Mitarbeitenden von Kanzleien zusätzlich der verschlüsselte Schlüssel für den zweiten Anmeldefaktor)
• Anfragedaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie freiwillige Angaben zu Wohnsitzstaat, gewünschten Leistungen und Vorhaben)
• Leitfaden-Vormerkungen (E-Mail-Adresse, gewählte Sprache, Zweck und Zeitpunkt der Vormerkung)
• Gründungsdaten (Personalien, Adressen, Kapitalangaben der beteiligten Personen)
• Geschäftsadress-/Domizildaten (Firmenname, UID, gewünschter Standort, Paket, Postsendungen)
• Anrufdaten (Telefonnummer, Aufzeichnung und Abschrift des Gesprächs, Rückrufnotiz mit Name, Anliegen und Kontaktangaben; siehe Ziffer 6)
• Bei der Annahme eines Mandats: Zeitpunkt und IP-Adresse als Nachweis des Vertragsschlusses
• Nutzungsdaten (Zugriffszeitpunkte, verwendete Funktionen)
• Technische Daten (IP-Adresse, Browser, Betriebssystem)

3. Zweck der Datenbearbeitung

Ihre Daten werden ausschliesslich zur Erbringung unserer Dienstleistungen verwendet: Durchführung von Gesellschaftsgründungen, Mutationen und Liquidationen, Dokumentenerstellung, Kommunikation mit Notariaten und Handelsregisterämtern sowie zur Verbesserung unseres Service. Anfragedaten verwenden wir zur Bearbeitung Ihres Anliegens und zur Kontaktaufnahme. Bei einer Leitfaden-Vormerkung verwenden wir Ihre Angaben zur Verwaltung der Vormerkung und zur einmaligen Zusendung des Leitfadens nach Erscheinen; damit ist keine Newsletter-Anmeldung verbunden.

Wir bearbeiten Daten zudem, um Ihr Konto und unseren Dienst zu schützen (Anmeldung, Schutz vor Missbrauch und automatisierten Zugriffen) und um Sie nach einem Anruf zurückzurufen oder per E-Mail zu antworten.

4. Empfänger und Dienstleister

Wir geben Personendaten an Dritte weiter, soweit dies zur Vertragserfüllung nötig ist (z.B. Notariate, Handelsregisterämter sowie Post- und Digitalpost-Partner bei Domizil- und Geschäftsadressdiensten) oder eine gesetzliche Pflicht besteht. Wir verkaufen keine Personendaten.

Für den Betrieb setzen wir Dienstleister ein, die Personendaten in unserem Auftrag bearbeiten:

Für die Suche nach Gesellschaften und den Abgleich von Firmendaten fragen wir das zentrale Firmenregister Zefix (Eidgenössisches Amt für das Handelsregister) und das UID-Register (Bundesamt für Statistik) ab. Dabei übermitteln wir den eingegebenen Firmennamen oder die UID. Bei einer Einzelfirma kann der Firmenname Ihren Namen enthalten.

Die USA gelten für Unternehmen, die nach dem Swiss-US Data Privacy Framework zertifiziert sind, als Staat mit angemessenem Datenschutz. Wo diese Zertifizierung fehlt, stützen wir die Bekanntgabe auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, die der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte anerkannt hat.

Zur Erfolgsmessung unserer Werbung übermitteln wir begrenzte Daten an Google und Meta; Einzelheiten und die Rolle Ihrer Einwilligung stehen in Ziffer 7.

5. Speicherort und Aufbewahrung

Ihre Daten liegen in unserer Datenbank in der EU (Supabase, Frankfurt). Kopien entstehen bei den Dienstleistern in Ziffer 4, soweit deren Aufgabe es erfordert. Wir bewahren Daten so lange auf, wie es der Zweck erfordert oder das Gesetz verlangt:

• Anfragen, aus denen kein Auftrag entsteht: Löschung 24 Monate nach der letzten Bearbeitung
• Kundenakten (Gründungs-, Mutations- und Mandatsunterlagen, erstellte Dokumente): während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, in der Regel 10 Jahre
• Telefonaufzeichnungen und Abschriften bei ElevenLabs sowie Rückrufnotizen: 12 Monate
• Werbeklick-Kennungen: höchstens 90 Tage
• Nicht bestätigte Registrierungen: 24 Stunden
• Leitfaden-Vormerkungen: bis zur Zusendung und der Bearbeitung allfälliger Rückfragen dazu

Sie können die Löschung Ihrer Daten jederzeit unter hello@firmbase.ch verlangen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten gehen einer Löschung vor.

6. Telefonassistent

Anrufe auf unsere Telefonnummer beantwortet ein KI-gestützter Sprachassistent. Er nimmt Ihr Anliegen und Ihre Kontaktangaben auf, damit wir Sie zurückrufen oder per E-Mail antworten können. Das Gespräch wird aufgezeichnet; darauf weist die Begrüssung hin. Der Anruf wird über Twilio (USA) an den Sprachassistenten von ElevenLabs (USA) geleitet. ElevenLabs speichert Aufzeichnung und Abschrift während 12 Monaten. Aus dem Gespräch entsteht eine Rückrufnotiz mit Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anliegen und einer Zusammenfassung. Wir speichern sie in unserer Datenbank, senden sie an unser Postfach und löschen sie nach 12 Monaten. Wenn Sie nicht mit dem Assistenten sprechen möchten, schreiben Sie uns an hello@firmbase.ch.

7. Cookies und Reichweitenmessung

Technisch notwendige Cookies. Diese sind für den Betrieb erforderlich (Anmeldung, Sitzungsverwaltung) und werden ohne Einwilligung gesetzt. Eine Anmeldung gilt höchstens 7 Tage, bei Mitarbeitenden 12 Stunden. Für die technische Fehler- und Stabilitätsüberwachung setzen wir Sentry ein; dies erfolgt im Rahmen unseres berechtigten Interesses an einem sicheren, funktionsfähigen Dienst und setzt keine Werbe-Cookies. Tritt in der Anwendung oder bei der Anmeldung ein Fehler auf, kann Sentry den Ablauf der Sitzung als Bildschirmaufzeichnung erfassen. Dabei werden alle Texte und Eingaben unkenntlich gemacht und keine Bilder erfasst.

Google Analytics 4 (nur mit Analytics-Einwilligung). Sofern Google Analytics 4 für Firmbase konfiguriert ist, verwenden wir es auf öffentlichen Seiten zur zusammengefassten Auswertung von Seitenaufrufen und Angebotsnutzung. Seitenpfade werden ohne freie URL-Parameter übermittelt; Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Firmenangaben, Adressen, Freitexte und interne Lead-IDs werden nicht gesendet. Ein Analytics-only Funnel speichert nur bereinigte Angebots- und Kampagnenmerkmale im Session Storage und keine Werbeklick-IDs. Der eingeloggte Bereich ist ausgeschlossen. Ohne Analytics-Einwilligung werden keine Seiten- oder Funnel-Ereignisse an Google Analytics gesendet.

Google Ads und Google Consent Mode. Auf unseren öffentlichen Seiten, einschliesslich Anmeldung, Registrierung und der Formulare für Gründung, Änderung und Liquidation, verwenden wir Google Ads (Google Ireland Ltd., mit möglicher Übermittlung an Google LLC in den USA), um die Wirksamkeit unserer Werbung zu messen. Das Google-Tag arbeitet im Google Consent Mode v2. Ohne Ihre Einwilligung setzt es keine Cookies, übermittelt Google aber cookielose Signale: den Seitenaufruf mit technischen Angaben (IP-Adresse, Browser, Seitenadresse) und, wenn Sie eine Anfrage senden, ein Konto eröffnen oder einen Auftrag einreichen, dieses Ereignis mit dem Auftragswert in Franken und einer internen Referenznummer. Namen, E-Mail-Adressen und andere Formularangaben senden wir nicht an Google. Erst mit Ihrer Einwilligung in Marketing-Cookies setzt Google Cookies, und wir messen zusätzlich Klicks auf einzelne Schaltflächen. Im eingeloggten Bereich (Dashboard, Onboarding, Kontoeinstellungen) laden wir weder Google- noch Meta-Dienste.

Werbeklick-Attribution (nur mit Einwilligung). Wenn Sie über eine registrierte bezahlte Kampagne zu Firmbase gelangen, speichern wir allowlist-geprüfte Kampagnenangaben sowie Google-Klickkennungen (gclid, gbraid oder wbraid) für höchstens 90 Tage. Beim Absenden einer Domizil- oder Kontaktanfrage können diese Angaben mit der Anfrage verknüpft werden. Die Klickkennungen in unserer Datenbank werden spätestens innerhalb dieses Zeitraums automatisch gelöscht; der Widerruf löscht den zugehörigen Browser-Speicher sofort.

Meta Pixel und Conversions API (nur mit Einwilligung). Für unsere Werbung auf Facebook und Instagram setzen wir – nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung – das Meta Pixel und die Meta Conversions API ein (Verantwortliche: Meta Platforms Ireland Limited; mögliche Datenübermittlung an Meta Platforms, Inc. in die USA auf Basis des Swiss-US Data Privacy Framework). Damit messen wir die Wirksamkeit unserer Kampagnen (Conversion-Tracking). Meta verwendet ein eigenes Einwilligungssignal: Ohne Ihre Einwilligung werden keine Pixel- oder Conversions-API-Daten an Meta übermittelt. Es findet kein Einsatz im eingeloggten Bereich statt.

Einwilligung widerrufen. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – über den Link «Cookie-Einstellungen» im Seitenfuss oder durch Löschen der Cookies in Ihren Browser-Einstellungen.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Bearbeitung Ihrer Personendaten. Kontaktieren Sie uns dafür unter hello@firmbase.ch. Sie können sich zudem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren.

9. Anwendbares Recht

Diese Datenschutzerklärung unterliegt dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Gerichtsstand ist Baar, Kanton Zug, Schweiz.